Quittance de loyer gratuite en ligne (PDF)
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La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur atteste que le locataire a réglé l'intégralité du loyer et des charges pour une période donnée — à ne pas confondre avec un simple reçu, qui ne concerne qu'un paiement partiel. En vertu de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le bailleur est tenu de la délivrer gratuitement dès que le locataire en fait la demande.
Établir une quittance de loyer en ligne prend moins d'une minute : renseignez le bailleur, le locataire, l'adresse du logement et le mois concerné, puis téléchargez le PDF. Créer une quittance de loyer ne demande donc ni tableur à recopier, ni modèle Word à retoucher chaque mois, ni carnet à souche.
- Générer automatiquement une quittance chaque mois
- Envoyer une quittance au locataire par email, sans ressaisie
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Comment ça marche
Votre quittance en 3 étapes
Renseignez les informations
Bailleur, locataire, adresse du logement, mois concerné et montant du loyer.
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Pour qui ?
Un générateur de quittance de loyer adapté à chaque situation
Ce que contient la quittance générée
Une quittance n'a de valeur que si trois éléments sont incontestables : qui a payé, pour quoi, et pour quelle période. Le générateur reprend l'intégralité des mentions attendues, dans l'ordre où elles doivent apparaître.
| Mention | Ce qui figure sur le document |
|---|---|
| Bailleur | Nom et prénom (ou raison sociale) et adresse |
| Locataire | Nom et prénom de chaque signataire du bail |
| Logement | Adresse complète du bien loué |
| Période | Mois couvert, avec l'année, sans ambiguïté |
| Loyer hors charges | Montant prévu au bail, éventuellement révisé |
| Provision pour charges | Montant mensuel, distinct du loyer |
| Total réglé | Somme effectivement encaissée |
| Date d'émission | Jour d'établissement du document |
| Formule de quittance | Reconnaissance de paiement et réserve de droits |
Le détail loyer / charges n'est pas un confort de présentation : le locataire en a besoin pour justifier ses charges auprès d'un tiers, et vous pour rapprocher vos quittances de la régularisation annuelle des charges. Le fondement juridique de chaque mention est détaillé dans notre article sur les mentions obligatoires de la quittance de loyer.
À quoi ressemble une quittance de loyer remplie
Prenons un T3 loué 780 € hors charges avec 95 € de provision mensuelle, réglé par virement le 4 du mois. Voici la quittance de loyer remplie que produit le générateur pour le mois de mars :
Le corps du document se résume à ceci :
| Poste | Montant |
|---|---|
| Loyer hors charges | 780,00 € |
| Provision pour charges | 95,00 € |
| Total réglé | 875,00 € |
Période : du 1er au 31 mars, avec l'année. Date d'émission : le jour de réception du virement. Suit la formule qui donne au document sa valeur :
Je soussigné(e) [nom du bailleur], propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de [nom du locataire] la somme de 875,00 euros au titre du loyer et des charges pour la période du 1er au 31 mars, et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits et notamment de mes droits relatifs aux sommes antérieurement dues.
N'antidatez jamais une quittance. Une quittance émise avant l'encaissement effectif atteste d'un paiement qui n'a pas eu lieu. Si le virement est rejeté ou n'arrive jamais, vous avez signé de votre main la preuve que le locataire s'est acquitté du mois. C'est l'erreur qui coûte le plus cher en procédure d'impayé.
Quittance, reçu, facture ou appel de loyer ?
Quatre documents circulent autour du loyer, et les confondre a des conséquences très concrètes. Le tableau ci-dessous les distingue :
| Document | Quand | Ce qu'il atteste |
|---|---|---|
| Appel de loyer | Avant le paiement | Rappelle la somme à régler ; n'est pas une preuve |
| Quittance | Après paiement intégral | Le mois est soldé, loyer et charges compris |
| Reçu | Après paiement partiel | La somme versée, en précisant le solde restant dû |
| Facture | Sans objet en habitation | Document commercial, réclame un paiement |
La distinction quittance / reçu est la plus importante des quatre. Si votre locataire ne verse qu'une partie du loyer, établissez un reçu : une quittance émise sur un paiement partiel revient à reconnaître par écrit que la période est intégralement réglée, et affaiblit votre créance sur le solde.
PDF, Word, Excel ou carnet à souche : que choisir
Aucun format n'est imposé par la loi. Une quittance manuscrite, un fichier Word exporté ou un PDF généré ont exactement la même valeur, dès lors que toutes les mentions y figurent. Le choix se joue sur la fiabilité dans la durée.
| Support | Avantage | Limite |
|---|---|---|
| Modèle Word | Gratuit et personnalisable | Saisie manuelle chaque mois, date automatique trompeuse, risque d'écraser le mois précédent |
| Tableur Excel | Calcule le total tout seul | Mise en page fragile, document modifiable par le destinataire |
| Carnet à souche | Double conservé automatiquement | Illisibilité avec le temps, aucune sauvegarde si le carnet est perdu |
| PDF généré | Mentions déjà en place, document non modifiable, archivable | Nécessite de ressaisir les informations à chaque quittance |
| Compte Gomaloc | Génération automatique chaque mois, historique complet | Suppose de saisir bien, bail et locataire une première fois |
Si vous travaillez sur un modèle Word, deux réflexes évitent les erreurs les plus fréquentes : saisir la date en dur plutôt qu'avec un champ automatique, qui afficherait la date de réouverture du fichier, et enregistrer chaque mois sous un nouveau nom du type 2026-03_quittance_martin.pdf. Exportez toujours en PDF avant l'envoi : un .docx reste modifiable par le destinataire.
Les situations qui changent le remplissage
Location meublée
Aucune mention supplémentaire n'est requise par rapport à une location nue. Le loyer et les charges se détaillent de la même manière ; c'est le bail, et non la quittance, qui porte les spécificités du meublé.
Colocation
Avec un bail unique signé par tous les colocataires, établissez une seule quittance au nom de l'ensemble des preneurs, pour le loyer total. Une quittance individuelle par quote-part fragiliserait la clause de solidarité prévue au contrat de bail. Avec des baux distincts par chambre, chaque locataire reçoit la sienne.
Mois incomplet à l'entrée ou à la sortie
Indiquez la période réelle et le montant calculé au prorata, en précisant le nombre de jours retenus, et appliquez le même prorata à la provision pour charges. Le calculateur de loyer au prorata donne le montant exact et évite les contestations sur un arrondi.
Aide au logement versée directement au bailleur
En tiers payant, la quittance mentionne le loyer total, puis le détail du règlement : part versée par l'organisme, part versée par le locataire. Elle n'est établie qu'une fois les deux fractions reçues. À ne pas confondre avec l'attestation de loyer pour la CAF, qui est un document distinct, demandé à l'ouverture ou au renouvellement du droit.
Logement étudiant et dossiers CROUS
Les quittances sont fréquemment réclamées à un étudiant pour constituer un dossier de logement ou de bourse. Le document est le même ; veillez simplement à ce que la période et l'adresse soient parfaitement lisibles, ce sont les deux points que les organismes vérifient.
Local professionnel ou commercial
Indiquez la dénomination sociale complète du locataire et reprenez la périodicité du bail, souvent trimestrielle. Si le loyer est soumis à la TVA, la quittance doit faire apparaître le montant hors taxes, le taux appliqué, le montant de TVA et le total TTC : un total TTC seul ne permet pas au locataire de récupérer la taxe.
Combien de temps conserver vos quittances
Trois ans minimum, et en pratique toute la durée du bail plus trois ans après le départ du locataire. Ce délai correspond à la prescription des actions dérivant du contrat de bail d'habitation, et recoupe la période pendant laquelle vos revenus locatifs restent contrôlables.
Un litige en cours suspend toute logique de purge. Tant qu'un impayé, une contestation de charges ou un désaccord sur les retenues sur le dépôt de garantie n'est pas définitivement réglé, conservez l'intégralité du dossier : quittances, états des lieux et échanges écrits.
Trois règles suffisent à ne jamais être pris en défaut : un fichier par quittance et jamais un document écrasé mois après mois, un nommage commençant par l'année et le mois pour un tri chronologique automatique, et une sauvegarde ailleurs que sur la machine qui produit les documents. Un logiciel de gestion locative rattache chaque quittance au paiement correspondant et supprime la question de l'archivage.
Ce qui vous attend le reste de l'année
La quittance est le geste mensuel, mais deux échéances annuelles conditionnent son montant. La révision du loyer selon l'IRL n'est ni automatique ni rétroactive : oubliée, l'augmentation est perdue pour la période écoulée. La régularisation des charges confronte chaque année les provisions encaissées aux dépenses récupérables réelles, les justificatifs restant à disposition du locataire six mois après l'envoi du décompte.
Questions fréquentes
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Il n'y a pas d'obligation de l'envoyer systématiquement chaque mois, mais dès que le locataire en fait la demande, le propriétaire est tenu de la lui fournir gratuitement (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
Quelles mentions doit contenir une quittance de loyer ?
L'identité du bailleur et du locataire, l'adresse du logement, la période couverte, le détail du loyer hors charges et des charges, le total réglé, la date d'émission et la signature du bailleur. C'est exactement ce que génère cet outil.
Quelle différence avec un simple reçu de paiement ?
La quittance atteste d'un paiement complet du loyer et des charges pour la période donnée. Un reçu, lui, concerne un paiement partiel et doit préciser le solde restant dû. Émettre une quittance sur un paiement partiel revient à reconnaître que le mois est soldé.
Une quittance envoyée par mail est-elle valable ?
Oui. Aucun format n'est imposé : un PDF envoyé par email a la même valeur qu'une quittance papier, dès lors qu'il comporte toutes les mentions obligatoires et qu'il peut être attribué de façon fiable à son émetteur.
Faut-il une facture de loyer ou une quittance ?
Une quittance. La facture est un document commercial qui réclame un paiement ; la quittance atteste qu'il a été reçu. Pour une location d'habitation, c'est la quittance qui est prévue par la loi, la facture n'a pas d'objet.
Peut-on établir une quittance de loyer annuelle ?
Oui, si tous les mois concernés ont été payés. Une quittance annuelle récapitule les sommes réglées sur l'année et sert souvent pour un dossier de prêt. Elle ne remplace pas les quittances mensuelles, qui restent le document de référence période par période.
Faut-il encore un carnet de quittances à souche ?
Non, il n'a jamais été obligatoire. Le carnet papier garde un intérêt quand le loyer est remis en main propre, puisque le talon reste votre preuve d'émission. Un PDF archivé remplit la même fonction sans risque de perte ni d'illisibilité.
Comment faire une quittance pour un local professionnel ?
Les mentions sont les mêmes, avec la dénomination sociale du locataire et souvent une périodicité trimestrielle. Si le loyer est soumis à la TVA, la quittance doit faire apparaître le montant hors taxes, le taux, la TVA et le total TTC.
Combien de temps faut-il conserver ses quittances ?
Trois ans minimum, et en pratique toute la durée du bail plus trois ans après le départ du locataire. Ce délai correspond à la prescription des actions liées au bail et à la période de contrôle de vos revenus locatifs.
Un locataire peut-il réclamer d'anciennes quittances ?
Oui, pour toute période effectivement payée, et vous devez les délivrer gratuitement. Si le document n'a jamais été établi, vous pouvez le produire rétroactivement en indiquant la période réellement concernée et la date d'émission du jour.
Quel outil utiliser pour générer automatiquement mes quittances de loyer ?
Gomaloc permet aux propriétaires bailleurs de générer leurs quittances de loyer en ligne et de centraliser leur gestion locative.
Puis-je envoyer la quittance directement au locataire ?
Oui, Gomaloc envoie automatiquement la quittance par email dès sa génération.
Puis-je utiliser cet outil pour plusieurs logements ?
Rien n'empêche d'indiquer une adresse différente à chaque quittance. La limite de 2 générations gratuites s'applique par adresse email, tous logements confondus — au-delà, un compte Gomaloc prend le relais chaque mois : 30 jours d'essai gratuit, puis à partir de 5,90 € par mois.
Puis-je récupérer l'historique de mes quittances ?
Depuis cet outil gratuit, non : chaque quittance générée ici est un document ponctuel. Depuis votre espace Gomaloc, en revanche, toutes vos quittances sont archivées et téléchargeables à tout moment, y compris par votre locataire.