Dépôt de garantie

Solde de tout compte du locataire

Le locataire est parti, les comptes sont faits. Ce décompte récapitule toutes les sommes échangées et dégage un solde unique — celui qui clôt la relation.

Pourquoi un document unique

Au départ d’un locataire, plusieurs sommes se croisent : dernier loyer parfois proratisé, régularisation de charges, dépôt de garantie, retenues éventuelles. Les traiter séparément conduit presque toujours à un désaccord. Un décompte unique, poste par poste, aboutissant à un seul chiffre, ferme le sujet.

Ce qu’il doit contenir

• les loyers et charges restant dus, le cas échéant proratisés sur les jours réellement occupés ;
• la régularisation des charges si elle est connue ;
• le dépôt de garantie versé à l’entrée ;
• les retenues, avec leurs justificatifs joints ;
• le solde qui en résulte, et dans quel sens il joue.

« Solde de tout compte » n’efface pas tout

Contrairement au solde de tout compte du droit du travail, cette formule n’a pas d’effet libératoire automatique en matière locative. Elle formalise votre position et vaut accord si le locataire ne conteste pas — mais elle ne le prive pas de son droit d’agir, ni vous du vôtre. Les actions nées du bail se prescrivent par trois ans.

Les délais courent quand même

Établir un solde de tout compte ne suspend pas le délai de restitution du dépôt de garantie : un mois si l’état des lieux de sortie est conforme, deux mois sinon, à compter de la remise des clés. Au-delà, la majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard s’applique.

Exemple chiffré

Loyer de 700 € hors charges et 50 € de charges. Le locataire part le 12 mars sans avoir réglé ce dernier mois ; l’état des lieux de sortie relève un trou à reboucher dans un mur.

• loyer et charges du 1er au 12 mars (12 jours sur 31) : 290,32 € dus par le locataire ;
• régularisation des charges de l’année : 35,00 € dus par le locataire ;
• retenue pour la réparation du mur, sur facture : 120,00 € ;
• dépôt de garantie versé à l’entrée : 700,00 € à restituer.

Solde : 700,00 − 290,32 − 35,00 − 120,00 = 254,68 € à reverser au locataire. Le prorata du dernier mois se calcule avec le simulateur de prorata de loyer, les retenues avec le simulateur de retenues sur dépôt de garantie.

Charges pas encore connues au départ

Si le logement se trouve dans un immeuble collectif et que les comptes de l’année ne sont pas arrêtés, vous pouvez conserver une provision de 20 % du dépôt de garantie au maximum, dûment justifiée, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent alors dans le mois qui suit l’approbation des comptes.

Quand le solde est en faveur du bailleur

Si les sommes dues dépassent le dépôt de garantie, le décompte fait apparaître ce qui reste à payer par le locataire. Joignez les justificatifs et fixez un délai de règlement ; faute de paiement, la mise en demeure est l’étape suivante.